Projektmanagement reduziert Komplexität

Projektmanagement hilft, die Übersicht zu behalten, vor allem wenn man daneben noch dem Tagesgeschäft gerecht werden muss: Drei wichtige Voraussetzungen, um Projekte erfolgreich zu realisieren, ohne dabei hängen zu bleiben. (Foto: M. Schudel)

Neben der eigentlichen Tagesarbeit stehen Projekte aller Grössenordnungen an, die ebenfalls erledigt sein wollen; und zwar besser gestern als heute: Eine andere Buchhaltungs-Software soll getestet, eine neue Webseite erstellt, ein ausgeklügelteres Kundenmanagement-System eingeführt oder ein grösserer Kundenanlass organisiert werden.

Zusammenarbeit von und mit Menschen

Schliesslich und endlich kommt man nicht darum herum und beginnt. Aber wie? – Mit Projektmanagement. Dieses etwas hochtrabende Wort kaschiert, wo der wichtigste und schwierigste Punkt in der Projektarbeit liegt: In der Zusammenarbeit von und mit Menschen.  Da meistens verschiedene Arbeitsbereiche involviert sind, treffen Menschen mit unterschiedlichen Hintergründen und Vorstellungen aufeinander, die in einer festgelegten Zeit ein bestimmtes Ziel erreichen und erst noch das Daily Business daneben schaukeln sollen. Ganz zu schweigen, dass oft auch noch externe Berater und Fachleute dazustossen.

Nach einigen grösseren und kleineren Projekten bin ich überzeugt, dass folgende drei Voraussetzungen für die erfolgreiche Durchführung eines Projekts ausschlaggebend sind:

  1. Die Chemie zwischen den Projektmitarbeitern muss stimmen. Besser man trennt sich rechtzeitig, statt sich gegenseitig das Leben schwer zu machen. Der Energieverschleiss ist in einem Projekt bedeutend grösser, wenn es zwischen den Beteiligten nicht klappt, als im normalen Arbeitsalltag.  Selbstverständlich muss ein gewisses Querdenkertum erlaubt sein. Mit einer einfachen Positiv-Negativ-Liste (auch Kräftefeld-Analyse genannt) gilt es zu eruieren, was, wer und warum etwas einem Projekt hinderlich oder förderlich ist. Es zahlt sich aus, hier mehr Zeit zu investieren.
  2. Die Kompetenzen und Weisungsbefugnisse eines Projektleiters müssen klar geregelt sein. Wenn man als externer Berater zu einem Projekt stösst, ist es nicht unbedingt vorgesehen, dass Mitarbeitern Weisungen erteilt werden dürfen.  Auf Goodwill zu hoffen, kann zermürbend sein und diplomatisches Geschick hilft sicher, hat aber ebenfalls seine Grenzen. Daher ist es wichtig, von der Geschäftsleitung mit einer entsprechenden Verbindlichkeit ausgestattet zu sein. Als Projektleiter müssen Sie sicher sein, dass die Geschäftsleitung hundertprozentig hinter Ihnen steht.
  3. Die Anzahl der Projektbeteiligten beschränken: Je grösser ein Projekt, desto personalintensiver wird es. Dennoch lege ich allen nah, die Anzahl Projektmitarbeiter auf ein mögliches Minimum zu beschränken. So viele wie nötig, so wenige wie möglich. Denn zu viele Köche verderben den Brei. Die Effizienz sinkt und die Resultate werden nicht besser. Bei grossen und vielschichtigen Projekten ist es empfehlenswert, einen engeren und einen weiteren Projektmitarbeiterstab zu bilden. Je nach Bedarf und Meilenstein wird das Kernteam durch weitere Mitarbeiter ergänzt.

Die Rolle des Projektleiters umfasst sehr viele Aufgaben, die aber problemlos bewältigt werden können, wenn diese drei Voraussetzungen erfüllt sind.

Auf dass Ihre Projekte nicht hängen bleiben.

 

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